23 May 10 Cosas que deberías saber sobre la conservación y preservación de documentos dentro del SG-SST
Un aspecto muy importante para garantizar el cumplimiento normativo y la trazabilidad de la información del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST, es buscar las estrategias adecuadas para el manejo de la información, con el objetivo de tener los documentos y registros disponibles para los responsables de los procesos o el área que lo requiera y que cuenten con los permisos necesarios para acceder a el.
A continuación, te compartimos 10 aspectos para tener en cuenta en la conservación y preservación de los documentos:
1. Conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST:
“Conservar se refiere a cuidar de una cosa favoreciendo su permanencia e impidiendo su alteración o destrucción” Revisar el lugar donde se archivan, adecuarlo para que este no contribuya al deterioro de los documentos, protegerlos de la humedad, luz directa y demás aspectos que puedan deteriorar el material o medio magnético donde se encuentra la información.
En el decreto 1072 de 2015 – Art. 2.2.4.6.13, nos indica que el empleador debe garantizar que estos registros, sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o perdida.
2. Preservar los documentos y registros que soportan el SG-SST:
“Preservar implica la acción de proteger anticipadamente, alguna cosa de un daño posible o de cualquier hecho no deseado” Llevar un consecutivo de los documentos y determinar los procesos o personas que tienen acceso a determinada información.
3. Manejo de historias clínicas ocupacionales:
La persona de seguridad y salud no debe tener acceso a las historias clínicas ocupacionales, estas deben ser manejadas por un médico especialista en salud ocupacional.
4. Documentos que se deben guardar mínimo 20 años:
Los resultados de los perfiles epidemiológicos, conceptos de exámenes de ingreso, periódicos y de retiro, pruebas de monitoreo biológico, resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, registro de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST, junto con la historia laboral.
5. Control de los documentos:
Se recomienda establecer un procedimiento de control de los documentos, para la elaboración, modificación, anulación y aprobación de los documentos que conforman el SG-SST, destacando que estos documentos deben tener una forma en cuanto a que el lenguaje debe ser claro, comprensible, y que este sea socializado a los responsables de su utilización para evitar el uso de versiones obsoletas.
6. Disponibilidad de la información:
Es conveniente dejar los documentos y registros del SG-SST en el archivo de gestión por un término de 1 a 2 años y el tiempo restante para completar los 20 años en el archivo central.
7. Historia laboral:
Aunque no hay normativa que estipule el tiempo en el que se debe conservar las historias laborales, es recomendable mantenerlas hasta 20 años para empresas privadas y para empresas públicas el archivo general de la nación ha determinado hasta 80 años ya que pueden ser requeridos para su revisión.
8. Medidas de seguridad:
Para evitar accidentes, conservar y preservar los documentos de posible acceso de personal no autorizado a la información y otras razones como almacenamiento inadecuado, tomas eléctricas y cableado en mal estado, infraestructura deteriorada que genera filtraciones de agua, sustancias inflamables en el lugar es importante la demarcación y señalización del lugar como prohibido fumar, beber o comer, definir el procedimiento para la fumigación del área y establecer un control del acceso de personal autorizado.
9. Tamaño de la organización:
De acuerdo con la cantidad de información a almacenar, es posible que se requiera un sistema de identificación de la información, para tener un óptimo control, acceso oportuno y disminuir el riesgo de pérdida y tiempo de búsqueda de la información.
10. Compromiso social:
Aun cuando ya no exista relación laboral, el trabajador, las entidades públicas y privadas pueden solicitar información, la cual dará cuenta del orden de la organización y transparencia de los procesos generando confiabilidad y confianza por las demás entidades.
La conservación y preservación de la información es un requisito legal, el tratamiento de esta dependerá en gran parte de la mejora de los procesos, además que contribuye a demostrar el compromiso y transparencia con los trabajadores, con la sociedad y la operación o las actividades que desarrolla la empresa.
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