07 Ene 5 recomendaciones a la hora de afrontar la auditoría de SG-SST
La auditoría en un proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplan los criterios de auditoría. Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización para fines internos y puede constituir la base para la autodeclaración de conformidad de una organización.
De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, el empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Sí la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación. (Ni juez, ni parte).
Decreto 1072 de 2015 en su Libro 2, Parte 2, Titulo 4, Capítulo 6- Articulo 2.2.4.6.29, establece:
Artículo 2.2.4.6.29. Auditoría de cumplimiento del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación.
PARÁGRAFO. El programa de auditoría debe comprender entre otros, la definición de la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes, y debe tomarse en consideración resultados de auditorías previas. La selección del personal auditor no implicará necesariamente aumento en la planta de cargos existente.
Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Los resultados de la auditoría deben ser comunicados a los responsables de adelantar las medidas preventivas, correctivas o de mejora en la empresa.
A continuación, te recomendamos 5 aspectos para tener en cuenta y que aportaran para que la auditoria al SGSST se efectúe de una forma positiva para la organización:
1. Solicitar con suficiente anticipación al auditor el plan de auditoría, documento que establece que tipo de requisitos, criterios de auditoría y agenda a desarrollar los días de auditoría. Esto será de gran ayuda para organizar los tiempos de los líderes de cada área que atenderán la auditoria de cara se al cumplimiento de los requisitos que serán evaluados.
2. Generar un clima positivo durante el proceso. Es importante establecer una comunicación sincera, confiable y amable con el Auditor. Para lograrlo, lo mejor es mantener en todo momento la sinceridad, no desafiar o entablar discusiones inútiles con el auditor y atenderle con todo el respeto y la consideración que se merece.
3. Mantener una comunicación clara y fluida.
4. Se deben tener claros los requerimientos del auditor y, en caso de duda, preguntar para que los especifique.
5. Es importante tomar nota de todas las observaciones y/o recomendaciones del auditor, porque no todas ellas aparecerán en el informe final. Los aspectos en los que haya “no conformidad” deben ser muy claros para la organización. Ofrecer la documentación precisa. Se debe entregar cada documento específico que el auditor requiera. Entregar más información puede dar lugar a una extensión innecesaria del proceso.
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