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El decreto 1072 de 2015 y la resolución 2400 de 1979 contemplan medidas de prevención y control especificas administrativas, como lo son la señalización y demarcación de áreas de riesgo, para llevar a cabo el cumplimiento de estas nos podemos guiar por la NTC 1461, 3458, 1931, 1867, 1700.

El objetivo de la señalización y demarcación en el lugar de trabajo es dar a conocer el mensaje con suficiente anticipación, atraer la atención de quien la recibe, ser clara y de interpretación única, informar sobre la conducta a seguir y debe ser de tamaño y diseño adecuado, con el fin de prevenir accidentes laborales.

Algunos puntos para tener en cuenta en el momento de adquirir e instalar la señalización son las siguientes:
  1. Distancia de observación: Este criterio varía según el tamaño de la señal, si la señal es de 30 cm x 15 cm, la distancia entre estas debería ser de 10 metros, si la señal es de 40 cm por 20 cm la distancia entre estas debe estar entre 20 metros y si la señal es de 60cm por 30 cm la distancia debería ser de 30 metros, sin embargo, también es necesario evaluar que donde se encuentre ubicada la persona debe poder visualizar una señal.
  2. Material: convencionales, retro-reflectores o fluorescentes, tener en cuenta que si se realizan labores nocturnas es recomendable en material reflectivo e instalar reflectores, lámparas de trabajo en caso de requerirlo.
  3. Obstrucciones: Se debe verificar que las señales no pierdan la visibilidad por maquinaria, vehículos o almacenamiento de cajas entre otros.
  4. Colores para la identificación de tubería NTC (3458): Dependiendo el contenido de este
    se utilizan los siguientes:

Los planos de evacuación forman parte del sistema de señalización de evacuación por lo cual deben ser visibles incluso en un fallo de energía eléctrica según UNE 23032:2015 en ella se encuentran los gráficos. La ubicación de los planos de evacuación en un establecimiento se debe tener en cuenta localizaciones como; los recorridos de evacuación, los descansos de escaleras o ascensores, zonas comunes, las habitaciones cuando se trate de hoteles, hospitales, residencias y colegios.

5. Demarcación de áreas: Se entiende por áreas de trabajo todas las instalaciones comprendidas en el espacio utilizado por una empresa para el desarrollo de una actividad en específico, la demarcación de áreas es aplicada en bodegas, talleres, parqueaderos y es indispensable para la correcta operación y transito de los trabajadores y sus espacios de trabajo.

6. Bodega: Demarcar las zonas de transito peatonal y de montacargas, velocidad permitida, capacidad máxima de peso permitida según el proveedor de la estantería y altura máxima permitida en el almacenamiento, se recomienda para la demarcación:

7. Trabajos en vía pública: Son utilizados conos, barreras, tambores, cilindros, reflectores, luces, hitos de vértice, flechas direccionales luminosas, delineadores horizontal y vertical, estos son utilizados para delimitar la nueva alineación del camino o para cerrar una vía, la distancia entre cada dispositivo no debe ser mayor a nueve metros.

8. Demarcación de máquinas: Según el color asignado por la resolución 2400 de 1979 se demarcará al igual que los puestos de trabajo las maquinas con el fin de restringir el acercamiento de personal no autorizado y advertir del peligro, se debe revisar la ubicación de cada máquina para evitar obstaculizar las vías de transito peatonal o ayudas mecánicas, dejando el espacio suficiente para su operación.

Service Company Group te asesora a través de visitas e inspecciones para la señalización y demarcación de tu empresa con el fin de prevenir accidentes y anticipar los riesgos del ambiente laboral.  ¡Recuerda adecuar el espacio de trabajo!

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La auditoría en un proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplan los criterios de auditoría. Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización para fines internos y puede constituir la base para la autodeclaración de conformidad de una organización. 

 

De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, el empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Sí la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación. (Ni juez, ni parte).

Decreto 1072 de 2015 en su Libro 2, Parte 2, Titulo 4, Capítulo 6- Articulo 2.2.4.6.29, establece:

Artículo 2.2.4.6.29. Auditoría de cumplimiento del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación.

 PARÁGRAFO. El programa de auditoría debe comprender entre otros, la definición de la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes, y debe tomarse en consideración resultados de auditorías previas. La selección del personal auditor no implicará necesariamente aumento en la planta de cargos existente.

Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Los resultados de la auditoría deben ser comunicados a los responsables de adelantar las medidas preventivas, correctivas o de mejora en la empresa. 

A continuación, te recomendamos 5 aspectos para tener en cuenta y que aportaran para que la auditoria al SGSST se efectúe de una forma positiva para la organización:

1. Solicitar con suficiente anticipación al auditor el plan de auditoría, documento que establece que tipo de requisitos, criterios de auditoría y agenda a desarrollar los días de auditoría. Esto será de gran ayuda para organizar los tiempos de los líderes de cada área que atenderán la auditoria de cara se al cumplimiento de los requisitos que serán evaluados.

2. Generar un clima positivo durante el proceso. Es importante establecer una comunicación sincera, confiable y amable con el Auditor. Para lograrlo, lo mejor es mantener en todo momento la sinceridad, no desafiar o entablar discusiones inútiles con el auditor y atenderle con todo el respeto y la consideración que se merece.

3. Mantener una comunicación clara y fluida.

4. Se deben tener claros los requerimientos del auditor y, en caso de duda, preguntar para que los especifique.

5. Es importante tomar nota de todas las observaciones y/o recomendaciones del auditor, porque no todas ellas aparecerán en el informe final. Los aspectos en los que haya “no conformidad” deben ser muy claros para la organización. Ofrecer la documentación precisa. Se debe entregar cada documento específico que el auditor requiera. Entregar más información puede dar lugar a una extensión innecesaria del proceso.

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Las inspecciones de seguridad hacen parte de la gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), se implementan teniendo en cuenta las necesidades de la compañía con el objetivo de identificar hallazgos que puedan generar accidentes, enfermedades, daños materiales o altos costos que alteren de forma negativa la dinámica operacional de cualquier organización.

El tipo de inspección dependerá de las actividades que se desarrollan, los criterios relevantes que se desean verificar y que pueden variar ya sea para confirmar la calidad del producto o servicio, seguridad en los procesos e impactos ambientales que tiene la operación; en cualquier caso, es necesario conocer, las máquinas, el lugar, las sustancias que se utilizan y normatividad aplicable y a partir de esto desarrollar un programa de inspecciones con sus respectivos formatos.

Se recomienda revisar los siguientes puntos para el momento de realizar y ejecutar un programa de inspecciones:

1. Planificación

Es necesario definir la periodicidad, teniendo en cuenta por ejemplo los manuales de los equipos, si son tareas críticas o que hayan generado incidente o accidentes, se evaluarán con una mayor frecuencia y de forma específica la maquinaria, las sustancias químicas, equipos de protección personal y practicas utilizadas por el personal o cumplimiento de los procedimientos adecuados para operar.

2. Participación

Las inspecciones en seguridad y salud las debe realizar el responsable del SG-SST o persona que tenga los conocimientos específicos en la prevención de riesgos laborales, es importante que en la identificación de hallazgos se cuente con la participación de todos los trabajadores y que estos estén informados de los canales de comunicación para realizar los reportes de inspecciones planeadas o no planeadas, igualmente el COPASST como equipo de vigilancia y apoyo reciba la capacitación y en conjunto se lleven a cabo actividades de inspección.

También es conveniente solicitar inspecciones por un ente externo a la compañía por medio de ARL o empresa externa ya que pueden tener una visión u opinión diferente de los riesgos y los posibles controles o soluciones que se pueden manejar.

3. Responsables

Se debe informar el hallazgo encontrado al cargo que corresponde realizar el cierre, indicando las posibles soluciones y consecuencias que se podrían generar de no tomar las medidas correspondientes.

4. Seguimiento

Revisar que las medidas correctivas preventivas o de mejora se hayan aplicado o se estén desarrollando, garantizando la eficacia de las acciones tomadas y el cumplimiento al objetivo del programa de inspecciones, teniendo en cuenta que la resolución 0312 de 2019 muestra como requisito la realización de inspecciones de seguridad y el seguimiento de las acciones preventivas y correctivas necesarias, así como las recomendaciones por parte del COPASST.

5. Evidencias

Mantener el registro de las inspecciones realizadas, el acompañamiento del COPASST en su desarrollo y participación de los trabajadores, registros de capacitación, así como fotografías de comparación del antes y después o registros de compra o mantenimientos realizados por personal externo cuando aplique.

Algunas inspecciones en seguridad y salud en el trabajo están diseñadas para verificar:

Las inspecciones se pueden llevar acabo de forma planeada que son las tenidas en cuenta dentro del plan anual de trabajo o no planeadas que son las realizadas de forma espontánea y que pueden ser ejecutas por un trabajador que haya percibido alguna condición notoria y lo desee hacer, estas no requieren formato, las inspecciones a partes críticas son las realizadas por ejemplo a maquinaria, sistemas eléctricos, zonas de almacenamiento de sustancias químicas y combustibles teniendo en cuenta el nivel de riesgo que pueda ocasionar un accidente.

Algunas inspecciones en seguridad y salud en el trabajo están diseñadas para verificar:

Porque es una fuente importante de información para la prevención de accidentes y daños materiales, sin embargo, es necesario un análisis adecuado de las actividades, definiendo la periodicidad de estas de acuerdo con la criticidad de los peligros y realizando el seguimiento pertinente para el cierre de los hallazgos identificados.

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Un aspecto muy importante para garantizar el cumplimiento normativo y la trazabilidad de la información del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST, es buscar las estrategias adecuadas para el manejo de la información, con el objetivo de tener los documentos y registros disponibles para los responsables de los procesos o el área que lo requiera y que cuenten con los permisos necesarios para acceder a el.

A continuación, te compartimos 10 aspectos para tener en cuenta en la conservación y preservación de los documentos:

1. Conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST:

“Conservar se refiere a cuidar de una cosa favoreciendo su permanencia e impidiendo su alteración o destrucción” Revisar el lugar donde se archivan, adecuarlo para que este no contribuya al deterioro de los documentos, protegerlos de la humedad, luz directa y demás aspectos que puedan deteriorar el material o medio magnético donde se encuentra la información.

En el decreto 1072 de 2015 – Art. 2.2.4.6.13, nos indica que el empleador debe garantizar que estos registros, sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o perdida.

2. Preservar los documentos y registros que soportan el SG-SST:

“Preservar implica la acción de proteger anticipadamente, alguna cosa de un daño posible o de cualquier hecho no deseado” Llevar un consecutivo de los documentos y determinar los procesos o personas que tienen acceso a determinada información.

3. Manejo de historias clínicas ocupacionales:

La persona de seguridad y salud no debe tener acceso a las historias clínicas ocupacionales, estas deben ser manejadas por un médico especialista en salud ocupacional.

4. Documentos que se deben guardar mínimo 20 años:

Los resultados de los perfiles epidemiológicos, conceptos de exámenes de ingreso, periódicos y de retiro, pruebas de monitoreo biológico, resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, registro de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST, junto con la historia laboral.

5. Control de los documentos:

Se recomienda establecer un procedimiento de control de los documentos, para la elaboración, modificación, anulación y aprobación de los documentos que conforman el SG-SST, destacando que estos documentos deben tener una forma en cuanto a que el lenguaje debe ser claro, comprensible, y que este sea socializado a los responsables de su utilización para evitar el uso de versiones obsoletas.

6. Disponibilidad de la información:

Es conveniente dejar los documentos y registros del SG-SST en el archivo de gestión por un término de 1 a 2 años y el tiempo restante para completar los 20 años en el archivo central.

7. Historia laboral:

Aunque no hay normativa que estipule el tiempo en el que se debe conservar las historias laborales, es recomendable mantenerlas hasta 20 años para empresas privadas y para empresas públicas el archivo general de la nación ha determinado hasta 80 años ya que pueden ser requeridos para su revisión.

8. Medidas de seguridad:

Para evitar accidentes, conservar y preservar los documentos de posible acceso de personal no autorizado a la información y otras razones como almacenamiento inadecuado, tomas eléctricas y cableado en mal estado, infraestructura deteriorada que genera filtraciones de agua, sustancias inflamables en el lugar es importante la demarcación y señalización del lugar como prohibido fumar, beber o comer, definir el procedimiento para la fumigación del área y establecer un control del acceso de personal autorizado.

9. Tamaño de la organización:

De acuerdo con la cantidad de información a almacenar, es posible que se requiera un sistema de identificación de la información, para tener un óptimo control, acceso oportuno y disminuir el riesgo de pérdida y tiempo de búsqueda de la información.

10. Compromiso social:

Aun cuando ya no exista relación laboral, el trabajador, las entidades públicas y privadas pueden solicitar información, la cual dará cuenta del orden de la organización y transparencia de los procesos generando confiabilidad y confianza por las demás entidades.

La conservación y preservación de la información es un requisito legal, el tratamiento de esta dependerá en gran parte de la mejora de los procesos, además que contribuye a demostrar el compromiso y transparencia con los trabajadores, con la sociedad y la operación o las actividades que desarrolla la empresa.

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Diseñar, documentar, implementar y realizar mejora continua a un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST, requiere de un responsable donde sus conocimientos técnicos y experiencia en la materia esté acorde con la actividad económica, nivel de riesgo y número de trabajadores de la empresa, no obstante, debido a la cantidad de actividades diarias es posible que se omitan actividades que pueden terminar en incumplimiento legal y dar lugar a sanciones. Tambien puedes leer: 7 claves para estructurar el plan de mejora del 2020 y el plan de trabajo del 2021 del SG-SST.

Por estas razones, te compartimos 11 señales importantes que te indican que necesitas ayuda con el SG-SST.

1. Incremento en el índice de accidentalidad y enfermedad laboral

Normalmente cuando se cuenta con un SG-SST, acorde a la organización, representa una disminución de la accidentalidad, cuando estos índices no mejoran puede ser una clara señal de que necesitas apoyo en el proceso.

2. Incumplimiento de los requisitos para ejercer como responsable del SG-SST

Teniendo en cuenta que mediante la resolución 0312 de 2019 se establecieron ciertos requisitos que deben cumplir los responsables de un SG-SST, en los que se requiere tener licencia en SST como tecnólogo o profesional, realización del curso de las 50 horas y pasados 3 años, una reinducción de curso de 20 H, aplicar los conocimientos adquiridos más la experiencia acorde a las características de la empresa.

3. No lograr ejecutar el plan anual de trabajo por lo menos en un 80%

Este sin duda alguna es una señal de que necesitas ayuda con el sistema de gestión por lo que si analizas el esfuerzo y tiempo dedicado no ha causado efecto en el objetivo planteado.

4. Gestión ineficiente de los indicadores

Los indicadores de estructura, proceso y resultado permiten verificar el cumplimiento de las metas y el éxito del sistema de seguridad y salud en el trabajo, de no elaborar un plan de acción que mitigue el bajo desempeño, no se tendría el control de resultados en los procesos evaluados para cumplir el objetivo.

5. Sanciones

Quizás es una de las principales razones por las que se evidencia la necesidad de un responsable que cumpla funciones específicas que además de prevenir efectos negativos en la salud, bienestar y productividad de los trabajadores evite multas por incumplimiento legales y normativos, que conlleven al cierre de la compañía.

6. Incompetencia

Se refleja en temas específicos como, por ejemplo: el desarrollo del plan estratégico de seguridad vial, la investigación de accidentes de trabajo, la aplicación de baterías de riesgo psicosocial, la realización de análisis de puesto de trabajo y en todas aquellas funciones en los que posiblemente se necesite asesoría especializada que ayude a velar por la seguridad y prevención de las enfermedades laborales.

7. Frecuente aplazamiento de actividades

La falta de tiempo y compromiso frente al diseño e implementación de SG-SST desmejora los resultados del nivel de cumplimiento del sistema lo que indica que necesitas el apoyo de un experto.

8. Falta de conocimientos normativos

El desarrollo o actualización de un sistema de gestión en SST radica gran parte en cumplir con las actualizaciones normativas por lo que es posible necesites asesoría con la actualización de la matriz legal.

9. No conformidad en auditoria

Ya que las auditorias miden la eficacia del sistema de gestión, y a partir de allí se estipula información para su mejora en la que posiblemente se hace necesario el apoyo en SST para un cumplimiento oportuno de acuerdo con lo requerido.

10. Rendición de cuentas

Aplica para todos aquellos a los que se les haya asignado responsabilidades dentro del SG-SST, para informar sobre su desempeño, por lo cual, si se evidencia bajo cumplimiento en cuanto a los criterios, es posible que se necesite llevar a cabo.

11. No tener clara la priorización para la gestión del SG-SST

Es necesario saber priorizar las actividades de mayor impacto frente a la reducción de accidentes y enfermedades, siguiendo un orden lógico y ordenado con base al plan anual de trabajo.

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El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, está en constante cambio, debe ser gestionado por la organización para incrementar el nivel de eficacia frente a la disminución de accidentes y enfermedades laborales, para mantener y aumentar el bienestar integral del trabajador, respecto a nuevos procesos, nuevas formas de trabajo, exigencias de clientes y sugerencias de las partes interesadas.

¿Qué es la mejora continua en el SG-SST?

La mejora continua se puede entender mediante la metodología del ciclo PHVA, en la cual, una vez establecido el criterio a mejorar, se planean las actividades y se ejecutan; se analiza o verifica si se cumplió el objetivo, se toman nuevamente medidas de acuerdo con los resultados, es decir que es un proceso cíclico, donde no solo se verifica la disminución de accidentalidad y enfermedades laborales o la eficiencia de los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica (SVE) sino también contribuye positivamente en el bienestar integral del trabajador. Tambien puedes leer: 7 claves para estructurar el plan de mejora del 2020 y el plan de trabajo del 2021 del SG-SST.

De acuerdo con lo anterior para una mejora continua en SG-SST se podría formular las siguientes preguntas: ¿Que cambiar?, ¿Hacia donde cambiar? y ¿Cómo cambiar?

A continuación, te presentamos estas 6 estrategias:

1. Afectar positivamente desde la seguridad y salud en el trabajo otros procesos de la compañía.

Desde la seguridad y salud en el trabajo SST se puede favorecer positivamente el proceso de compras, por ejemplo: cuando se hace una selección y compra de equipos o elementos teniendo en cuenta sus características y calidad, al final de un periodo se logran medir los recursos económicos ahorrados y de esta manera obtener mayor compromiso gerencial y de otros procesos.

2. Fomentar la participación de todos los colaboradores en el proceso de SST.

Analizar la percepción que las personas tienen frente al proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo – SST en el rol que desempeñan.

3. Lograr la visibilidad de los resultados tanto para los colaboradores como para la gerencia y así obtener mayor confianza y credibilidad.

Los resultados alcanzados en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo – SST deben ser visibles tanto para los trabajadores como para la gerencia ya que de esta última depende la confianza para la aprobación de nuevas actividades y los recursos  económicos, tecnológicos y humanos del proceso.

4. Identificar las necesidades o problemáticas de la compañía con respecto a sus trabajadores y a su objeto social para generar apoyo y capacitación desde el SST.

Identificar de acuerdo con la actividad económica o el proyecto que se desarrolla, cuáles son las necesidades o problemáticas de la compañía, esto permite conocer mejor el proceso y si está al alcance de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SST, generar estrategias de apoyo, ya que permite retroalimentación y participación en actividades mutuas.  

5. Tener un propósito claro desde el principio para enfocar los esfuerzos y la ejecución de las actividades en el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Saber a dónde se quiere llegar y atenuar los esfuerzos o la atención del personal o equipo, mantener la comunicación, liderazgo con los mismos y disponer de capacitaciones de acuerdo con los vacíos que se reflejen para el cumplimiento de las funciones.

6. Revisar toda la información que exista como punto de partida para la mejora del SG-SST

Revisar los elementos que brindan información de punto de partida para nuevas mejoras en el SG- SST, dentro de estas podemos destacar nueva normatividad, las auditorias, revisiones gerenciales, solicitudes del Copasst, comité de convivencia o del comité de seguridad vial, entre otras.

Finalmente, es importante analizar el avance del SG-SST por lo menos una vez al año, de acuerdo con las revisiones gerenciales, especificar los temas que requieren un cambio, hacer una valoración de impactos frente a los objetivos para determinar medidas correctivas o de mejora.

Para dar cumplimiento a lo anterior es aconsejable realizar un plan que facilite el seguimiento y adecuado manejo, definiendo actividades, responsables, y fechas de ejecución para disminuir o eliminar el porcentaje de accidentes de trabajo, enfermedades laborales o impactos negativos a otros procesos de la organización.

Finalmente, el SG-SST, debe proyectarse a la mejora continua, donde se obtenga la participación de todos los niveles de la organización de tal forma que los procesos se engranen para alcanzar los objetivos propuestos con un mayor resultado.

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